Årshjul for FS-arbeidet

For deg som jobber med FS eller andre systemer som er avhengige av data fra FS

Årshjulets formål

Tydeliggjøre felles datoer og frister for det studieadministrative arbeidet
Et hjelpemiddel for å planlegge lokale arbeidsprosesser og frister/arbeidsstuer

Høstsemesteret

Juli

Dato/frist	Hva skjer/ Hva skal gjøres	Hvem utfører
-	Canvasemner inkl. pensumlister publisert	Fakultetene, UB, DIU
Ca. 31. juli	Velkomstepost til nye studenter med informasjon til studiestart	Opptak
-	Info aktivering IT-konto	IT

August

Dato/frist	Hva skjer/ Hva skal gjøres	Hvem utfører
August	Studieåret starter	-
august	EpN åpner – veiledning for EPN (ansatt.oslomet.no)	DIU, Fakultetene
august	Kjøre full eksport (FS040.001) for å sikre at alle studentbrukere får tilgang til ALMA/Leganto (pensumlister)	DIU
Fra 1. august	Digital oppmøteregistrering	DIU i samarbeid med Fakultetene
august	Frist for å oppdatere status for utvekslingsstudenter forrige semester	Fakultetene
Medio august	Studiestart og mottak	-
Siste uke i august	Påminnelse til studenter som ikke har betalt og/eller semesterregistrert seg	DIU

September

Dato/frist	Hva skjer/ Hva skal gjøres	Hvem utfører
september	Siste frist for semesterregistrering og betaling høst	student
september	Frist for å søke utveksling for vårsemesteret	student
september	Frist for å søke om tilrettelegging på eksamen i november/desember	student
Ca. 1. september	DIU sender påminnelse nr 1 til de som ikke har levert politiattest. Gjelder nye studenter med oppstart HØST	DIU
Første uke i september	Inndragning av studieretter for de som har fått påminnelse om betaling/registrering, og som ikke har betalt	DIU
Ca. 15. september	DIU sender påminnelse nr 2 til de som ikke har levert politiattest. Gjelder nye studenter med oppstart HØST	DIU
Ca. 21. september	Frist for å behandle søknader utveksling UT	Fakultetene
Siste uke i september	Påminnelse til studenter som ikke har betalt og/eller semesterregistrert seg	DIU
Siste uke i september	Frist for kvalitetssikring av studie- og studentdata til DBH-rapporteringen.	Fakultetene

Oktober

Dato/frist	Hva skjer/ Hva skal gjøres	Hvem utfører
oktober	Frist for å søke utveksling INN	Studenter
Ca. 1. oktober	Sende lister på alle studenter uten registrert lisens til fakultet	DIU
Første uke i oktober	Inndragning av studieretter for de som har fått påminnelse om betaling/registrering, og som ikke har betalt	DIU
oktober	Frist for oppretting av vurderingsenheter i FS	Fakultetene
oktober	Frist for rapportering av studie- og studentdata til DBH	DIU
15.oktober	Frist for å registrere informasjon om skoleksamen for tidlig hovedbestilling i TP	Fakultetene
-	Studiestartsundersøkelsen gjennomført	SK
Siste uke i oktober	Påminnelse til studenter som ikke har betalt og/eller semesterregistrert seg	DIU
Medio oktober - første uke i november	Kloning av FS PROD til FS DEMO	SIKT

November

Dato/frist	Hva skjer/ Hva skal gjøres	Hvem utfører
november	Frist for å registrere informasjon om skoleeksamen i TP	Fakultetene
november	Frist for innsendelse av pensumlister til UB. Frist for opprettelse av undervisningsenheter for kommende semester.	Fakultetene
Første uke i november	Inndragning av studieretter for de som har fått påminnelse om betaling/registrering, og som ikke har betalt	DIU
Ca. 5. november	Hovedbestilling TP-Undervisning	DIU, Fakultetene
Ca. 10. november	Hovedbestilling TP-Eksamen	OV
November	Oppstart bestilling av rom for muntlig og praktiske eksamner i TP for våren.	Fakultetene
Ca. 25. November	Send kunngjøring i Canvas til ansatte med Påminnelse om publisering av emner og pensumlister.	DIU
Siste uke i november	Registrere data i opptaksterminfanen i opptakstudieprogram samlebilde. Rutiner ved studiestart (ansatt.oslomet.no)	OV, Fakultetene
Siste uke i november	Studentweb tilrettelagt for våren: Emnene klare i FS inkl. emnekombinasjoner Undervisningsaktiviteter Opprette nye kull, klasser og sjekke fakturadetaljer Personroller Faktura klar Undervisningsopptak DIU sender oversikt over studenter UT 3 mnd eller mer til faktura for frafall av KOPIB/KOPIH Se også Klargjøring for åpning av nytt semester.	DIU, Fakultetene
Innen utgangen av november	Pensumlister er gjennomgått og godkjent og publisert i Leganto. Informasjon om Leganto (ansatt.oslomet.no).	UB, Emneansvarlig

Desember

Dato/frist	Hva skjer/ Hva skal gjøres	Hvem utfører
Innen 1. desember	Informasjon på nett om studie- og semesterstart gjennomgått	DIU, SK, Fakultetene
desember	Frist for å bestille SNR til innreisende utvekslingsstudenter	Fakultetene
desember	Klargjøre søknader utveksling UT Fornye avtaler Oppdatere søknadsalternativ Koordinere og oppdatere informasjon til studentene	IN, Fakultetene
desember	Studentweb åpner for registrering for vårsemesteret.	DIU
desember	Timeplanen for vårsemesteret publiseres	DIU
desember	Canvas-emner inkl. pensumlister er publisert	Fakultetene, UB, DIU
desember	TP åpner for at alle kan bestille rom i vårsemesteret. TP-rombestilling (ansatt.oslomet.no)	DIU
desember	Kjøre full eksport (FS040.001 ) for å sikre at alle studentbrukere får tilgang til ALMA/Leganto (pensumlister) sjekk i 2023 om dette fortsatt er nødvendig å gjøre.	DIU
desember	Frist for registrering av innreisende utvekslingsstudenter	Fakultetene
-	Opptak til etter- og videreutdanning og andre gjennomført	OV, Fakultetene

Vårsemesteret

Januar

Dato/frist	Hva skjer/ Hva skal gjøres	Hvem utfører
januar	Frist for å oppdatere status for utvekslingsstudenter forrige semester	Fakultetene
Januar	Studiestart og mottak gjennomført	DIU, Fakultetene
Siste uke i januar	Frist for kvalitetssikring av studie- og studentdata til DBH-rapporteringen.	Fakultetene
Siste uke i januar	DIU sender påminnelse til de som ikke har betalt og semesterregistrert seg	DIU

Februar

Dato/frist	Hva skjer/ Hva skal gjøres	Hvem utfører
februar	Siste frist for semesterregistrering og betaling Frist for å søke utveksling for høstsemesteret	Student
Ca. 1. februar	DIU sender påminnelse nr 1 til de som ikke har levert politiattest. Gjelder nye studenter med oppstart VÅR	DIU
Første uke i februar	Inndragning av studieretter for de som har fått påminnelse om betaling/registrering, og som ikke har betalt	DIU
februar	Frist for rapportering av studentdata til DBH	DIU
Ca. 15. februar	DIU sender påminnelse nr 2 til de som ikke har levert politiattest. Gjelder nye studenter med oppstart VÅR	DIU
Siste uke i februar	DIU sender påminnelse til de som ikke har betalt og semesterregistrert seg	DIU
februar	Frist for å behandle søknader utveksling UT	-

Mars

Dato/frist	Hva skjer/ Hva skal gjøres	Hvem utfører
mars	EPN stenger. Veiledning for EpN (ansatt.oslomet.no)	DIU, Fakultene
Ca. 1. mars	Sende lister på alle studenter uten registrert lisens til fakultet	DIU
Første uke i mars	Frist for kvalitetssikring av studie- og studentdata til DBH-rapporteringen.	Fakultetene
Første uke i mars	Inndragning av studieretter for de som har fått påminnelse om betaling/registrering, og som ikke har betalt	DIU
Medio Mars	Klargjøre for fakturering av internasjonale studenter utenfor EU/EØS, både inneværende studenter og søkere.	DIU
Medio mars	Frist for innmelding av rombehov for høstens timeplaner. Fakultetene setter egne frister	Fakultetene
I løpet av mars	Vitnemålsforberedelser Sjekk om det må bestilles nye ark og mapper. Behovet bør være lite pga. digitale vitnemål. , oppdatere/bestille standard følgebrev, oppdatere side 2-tekstene etc	OV, Fakultetene
mars	Frist for rapportering av studie- og studentdata til DBH	DIU
mars	Frist for å registrere informasjon om skoleksamen for tidlig hovedbestilling i TP	Fakultetene
Siste uke i mars	DIU sender påminnelse til de som ikke har betalt og semesterregistrert seg	DIU
Siste uke i mars	Kloning av FS PROD til FS DEMO	SIKT
mars	Frist for å registrere avvik på studieprogram i FS, Lånekassen. Veiledning for å registrere avvik til Lånekassen	Fakultetene

April

Dato/frist	Hva skjer/ Hva skal gjøres	Hvem utfører
april	Frist for å opprette undervisningsenheter i FS	Fakultetene
Første uke i april	Inndragning av studieretter for de som har fått påminnelse om betaling/registrering, og som ikke har betalt	DIU
Siste frist 15. april	Frist for oppretting av vurderingsenheter i FS	Fakultetene
april	Frist for å søke utveksling INN Frist for å søke via samordna opptak	Studenter
Siste uke i april	Hovedbestilling timeplaner og eksamensplan for høsten starter	DIU, Fakultetene
april	Frist for registrering av informasjon om skoleeksamen i TP	OV, Fakultetene

Mai

Dato/frist	Hva skjer/ Hva skal gjøres	Hvem utfører
Ila. mai	Rydde i utdanningsplaner for forberedelse til vitnemålsutskrift	Fakultetene
Ca. 5. mai	Gjennomgang og eventuell justering av hovedbestilling av timeplan fakultetene	DIU, Fakultetene
Fra ca. 15. mai	Gjennomgang og eventuell justering av hovedbestilling av eksamensplan med fakultetene	OV, Fakultetene
mai	Oppstart bestilling av rom for muntlig og praktisk eksamen i TP for høsten	Fakultetene
Ca. 25. mai	Send kunngjøring i Canvas til ansatte med Påminnelse om publisering av emner og pensumlister.	DIU
Siste uke i mai	Studentweb tilrettelagt for høsten Emnene klare i FS inkl. Emnekombinasjoner Opprette nye kull, klasser og sjekke fakturadetaljer Faktura klar Undervisningsaktiviteter Personroller Undervisningsopptak Sende over studenter UT 3 mnd eller mer til faktura for frafall av KOPIH/KOPIB Se også Klargjøring for åpning av nytt semester.	Fakultetene, DIU
Siste uke i mai	IN ferdigstiller oversikt over utreisende studenter som skal ha frafalt kopiavgiften. DIU sender oversikten til fakturaavdelingen som frafaller.	IN, DIU, Faktura

Juni

Dato/frist	Hva skjer/ Hva skal gjøres	Hvem utfører
juni	Åpning av nytt semester i Studentweb	DIU
juni	Klargjøre søknader utveksling UT Fornye avtaler Oppdatere søknadsalternativ Koordinere og oppdatere informasjon til studentene	IN, Fakultetene
juni	Timeplaner og eksamensplaner publiseres	DIU
juni	TP åpner for at alle kan bestille rom i høstsemesteret. TP-rombooking (ansatt.oslomet.no)	DIU
juni	Frist for å ferdigstille informasjon om utreisende utvekslingsstudenter i utvekslingspersonbildet og godkjenning samlebilde	Fakultetene
Innen juni	Pensumlister er gjennomgått og godkjent og publisert i Leganto. Veiledning for Leganto (ansatt.oslomet.no)	UB, Emneansvarlig
juni	Frist for å bestille SNR for innreisende utvekslingsstudenter	Fakultetene
juni	Informasjon på nett om studie- og semesterstart gjennomgått (førsteårsstudenter).	DIU, SK, Fakultetene
juni	Registrere data i opptaksterminfanen i Opptak> Studieprogram samlebilde. Rutiner for studiestart (ansatt.oslomet.no)	OV, Fakultetene
juni	Frist for å registrere innreisende utvekslingsstudenter	Fakultetene
-	Sende ut E-post til søkere som allerede har studierett.	Opptak
Juni	Vitnemål utstedes. Veiledning vitnemål (ansatt.oslomet.no)	Fakultetene
Juni	Studieåret slutter	-