Innføring i FS for saksbehandlere

Som ny bruker av FS (Felles studentsystem) får du her en rask innføring om hva FS er, og hvordan det fungerer. Før du får tilgang til FS må du også ha fullført FS-grunnkurs i Canvas (oslomet.instructure.com).

Hva er FS og hva bruker vi det til?

FS er et studieadministrativt system - utviklet for universiteter, vitenskapelige høgskoler og statlige høgskoler. Systemet er også tilgjengelig for private høgskoler. Vi registrerer all data om våre studier og studenter i FS. Dette er studieadministrasjonens viktigste arbeidsverktøy.

Mye av dataene som blir registrert inn i FS eksporteres til andre administrative systemer, som for eks. LMS, BAS, Studentweb, Timeplansystemet m.m.

FS og andre applikasjoner

Her er en oversikt over en rekke applikasjoner og tjenester som er knyttet til FS (klikk på bildet for å se det i full størrelse);

Image options

FS-database / FS-klient / FS-applikasjoner

Personvern og sikkerhet i FS

Med tilgang til FS plikter du å:

• bevare taushet om opplysninger som angår personer og programvare og rutiner som ikke er alminnelig tilgjengelig i håndbøker og lignende

• gjøre deg kjent med hva som er lov til å utgi av informasjon om studenter

• IKKE låne ut passordet ditt til andre, herunder oppbevare det eller formulere det på en slik måte at det vil kunne bli tilgjengelig for andre

• IKKE publisere eller utgi lister med fødselsnummer

Din bruker er personlig og du har ikke lov til å gi andre tilgang til FS ved å låne ut din bruker. Alle FS-brukere skal ha satt seg inn i OsloMets rutiner for FS-bruk, ved å gjennomføre OsloMets FS-grunnkurs i Canvas. Det er også viktig å låse eller logge av PC-en når du forlater pulten din. Ctrl+Alt+Delete og deretter "lås PC" eller "Logg av".

Pålogging til FS

Logg deg inn via educloud i Omnissa Horizon Client. Du finner rettledning for oppsett på siden Innlogging FS

Ved innlogging til klienten åpnes en fane i en nettleser hvor din bruker blir validert mot feide.

I klienten klikker du på FS-ikonet. Logg på FS med FS-brukernavn og passord.

Bilder, rutiner og rapporter

Hovedmeny for FS

Bilder

Bilder i FS henter informasjon fra flere ulike steder. I bildene kan du søke frem, slette, lagre ny data og redigere eksisterende data.

Rutiner

Rutiner benyttes når du skal utføre samme handling for flere personer på én gang, eller flere handlinger for én student. Du kan f.eks. gi kandidatnummer til eksamen for alle oppmeldte studenter samtidig.

Rapporter

Rapporter er samlefiler av allerede eksisterende data i FS. Disse brukes til å hente ut oversikter på f.eks. søkere, studenter og resultater fra eksamen.

Hvordan søke i bilder

I «Bilder» kan man søke opp informasjon som allerede finnes, og legge til ny.

Det er to måter du kan søke på:

Skrive inn hele koden/navnet på programmet/emnet/personen du ser etter

Skrive inn bare deler av koden/navnet etterfulgt av %

Nederst i bildet vises antall treff på søket, f.eks. «5 rader hentet». Sjekk dermed at du har funnet det du søkte etter.

Registrere ny rad og slette rad i "Bilder"

Når man skal legge til eller slette en rad med informasjon, markeres den delen av bildet hvor informasjon skal legges til eller slettes. For ny rad, klikker man på ikonet for «ny rad» eller taster CTRL+N.

For sletting av en rad, markeres den delen av bildet man ønsker å slette og klikker på ikonet for «slett rad». Husk så å lagre.

Generelt om "Bilder"

I samlebilder er det ofte hurtigtaster til andre bilder, rapporter og rutiner som har sammenheng med det aktuelle bildet. For eksempel ligger det i Student samlebilde en direkte overgang til rapporten for Karakterutskrift.

En del snarveier til andre bilder, rapporter og rutiner finner du i rullegardiner til høyre i Student samlebilde. Dette er snarveier til de mest brukte funksjonene tilknyttet en student.

Rapporter i FS

I rapporter kan du ikke endre eller lagre ny informasjon. Her kan du kun hente ut og sortere data som allerede ligger i FS. Det er derfor trygt å prøve seg frem her, da du ikke kan gjøre noe som får konsekvenser for datagrunnlaget i FS.

Rapporter kan sorteres og filtreres før eventuell utskrift eller lagring.

Grunnlagsdata du trenger for å hente ut informasjon, som f.eks. «fakultetsnummer» eller «emnekoder» får du av din lokale superbruker.

Rapporter man har henter frem, kan eksporteres og lagres som pdf og/ eller excel filer.

Vær oppmerksom på at filene du lagrer kan inneholde sensitive data og må ikke deles med uvedkommende.

Rutiner i FS

Rutiner benyttes når du skal utføre samme handling for flere personer på én gang, eller flere handlinger for én student. Du kan f.eks. gi kandidatnummer til eksamen for alle oppmeldte studenter samtidig.

Vi sier at rutiner «kjøres», dvs. igangsettes.

Rutiner skal kjøres med «oppdatér database - Nei» første gang. Når du har sett at all data stemmer, må du kjøre den med «oppdatér database - Ja».

Nyttige tips

Kopiere/ lim inn nøkkel – I verktøylinjen til bilder finner du bl.a.

Denne funksjonen kopierer feltet du står i, og kan limes inn i andre bilder slik at du slipper å skrive inn samme informasjon flere ganger.

Sende epost og se dok.arkivet

Bokmerker, reorganisering av bokmerker og oppretting av mapper

Bokmerkene kan reorganiserer ved å klikke på bokmerke-ikonet i verktøylinjen og flyttes (ved å dra musepekeren) i den rekkefølgen du vil ha dem. I samme Ikon kan man også lage gruppe (f.eks. Eksamen), og samle alt som har med dette under denne.

Nyttige lenker

Snarveier i FS: Se Hurtigtaster

Brukerstøtte: Se FS-superbrukere

Har du behov for ytterligere opplæring; spør din superbruker. Tilhører du en enhet som ikke har egen superbruker; send mail til fs-hjelp@oslomet.no