# Årshjul for FS-arbeidet

For deg som jobber med FS eller andre systemer som er avhengige av data fra FS

# **Årshjulets formål**

* Tydeliggjøre felles datoer og frister for det studieadministrative arbeidet
* Et hjelpemiddel for å planlegge lokale arbeidsprosesser og frister/arbeidsstuer


## **Høstsemesteret**

### **Juli**

| **Dato/frist** | **Hva skjer/ Hva skal gjøres** | **Hvem utfører** |
|------------|----------------------------|--------------|
| \-         | Canvasemner inkl. pensumlister publisert | Fakultetene, UB, DIU |
| Ca. 31. juli | Velkomstepost til nye studenter med informasjon til studiestart | Opptak       |
| \-         | Info aktivering IT-konto   | IT           |

###   **August**



| Dato/frist | Hva skjer/Hva skal gjøres | Hvem utfører |
|------------|---------------------------|--------------|
| August     | Studieåret starter        | \-           |
| 1. august  | Kjøre full eksport (FS040.001) for å sikre at alle studentbrukere får tilgang til ALMA/Leganto (pensumlister) | DIU          |
| Fra 1. august | Digital oppmøteregistrering | DIU i samarbeid med Fakultetene |
| 10. august | EpN stenger for foregående periode | DIU          |
| 15. august | EpN åpner for ny periode – [veiledning for EPN (ansatt.oslomet.no)](https://ansatt.oslomet.no/epn)​ | DIU          |
| 15. august | Frist for å oppdatere status for utvekslingsstudenter forrige semester | Fakultetene  |
| Medio august | Studiestart og mottak     | \-           |
| Siste uke i august | Påminnelse til studenter som ikke har betalt og/eller semesterregistrert seg | DIU          |


### **September**

| **Dato/frist** | **Hva skjer/ Hva skal gjøres** | **Hvem utfører** |
|------------|----------------------------|--------------|
| 1. september | Siste frist for semesterregistrering og betaling høst | student      |
| 1. september | Frist for å søke utveksling for vårsemesteret | student      |
| 1. september | Frist for å søke om tilrettelegging på eksamen i november/desember | student      |
| Ca. 1. september | DIU sender påminnelse nr 1 til de som ikke har levert politiattest. Gjelder nye studenter med oppstart HØST | DIU          |
| Første uke i september | Inndragning av studieretter for de som har fått påminnelse om betaling/registrering, og som ikke har betalt | DIU          |
| Ca. 15. september | DIU sender påminnelse nr 2 til de som ikke har levert politiattest. Gjelder nye studenter med oppstart HØST | DIU          |
| Ca. 21. september | Frist for å behandle søknader utveksling UT | Fakultetene  |
| Siste uke i september | Påminnelse til studenter som ikke har betalt og/eller semesterregistrert seg | DIU          |
| Siste uke i september | Frist for kvalitetssikring av studie- og studentdata til DBH-rapporteringen. | Fakultetene  |

### **Oktober**

| **Dato/frist** | **Hva skjer/ Hva skal gjøres** | **Hvem utfører** |
|------------|----------------------------|--------------|
| 1. oktober | Frist for å søke utveksling INN | Studenter    |
| Ca. 1. oktober | Sende lister på alle studenter uten registrert lisens til fakultet | DIU          |
| Første uke i oktober | Inndragning av studieretter for de som har fått påminnelse om betaling/registrering, og som ikke har betalt | DIU          |
| 1. oktober | Frist for oppretting av vurderingsenheter i FS | Fakultetene  |
| 1. oktober | Frist for rapportering av studie- og studentdata til DBH | DIU          |
|  15.oktober | Frist for å registrere informasjon om skoleksamen for tidlig hovedbestilling i TP | Fakultetene  |
|  15. oktober | Utsendelse av Alumni-rapport (fra Tableau) til SK | DIU          |
| \-         | Studiestartsundersøkelsen gjennomført | SK           |
| Siste uke i oktober | Påminnelse til studenter som ikke har betalt og/eller semesterregistrert seg | DIU          |
| Medio oktober - første uke i november | Kloning av FS PROD til FS DEMO | SIKT         |


### **November**

| **Dato/frist** | **Hva skjer/ Hva skal gjøres** | **Hvem utfører** |
|------------|----------------------------|--------------|
| November   | Frist for å registrere informasjon om skoleeksamen i TP | Fakultetene  |
| November   | Frist for innsendelse av pensumlister til UB. Frist for opprettelse av undervisningsenheter for kommende semester. | Fakultetene  |
| Første uke i november | Inndragning av studieretter for de som har fått påminnelse om betaling/registrering, og som ikke har betalt | DIU          |
| Ca. 5. november | Hovedbestilling TP-Undervisning | DIU, Fakultetene |
| Ca. 10. november | Hovedbestilling TP-Eksamen | OV           |
| November   | Oppstart bestilling av rom for muntlig og praktiske eksamner i TP for våren. | Fakultetene  |
| Ca. 25. November | Send kunngjøring i Canvas til ansatte med [Påminnelse om publisering av emner og pensumlister](/doc/0f01b7a4-bec6-4d0e-8dc8-1cb895f64fdc)  | DIU          |
| Siste uke i november | Registrere data i opptaksterminfanen i opptakstudieprogram samlebilde. [Rutiner ved studiestart (ansatt.oslomet.no)](https://ansatt.oslomet.no/rutiner-studiestart)​ | OV, Fakultetene |
| Siste uke i november | Studentweb tilrettelagt for våren:* Emnene klare i FS inkl. emnekombinasjoner <br> * Undervisningsaktiviteter  <br> * Opprette nye kull, klasser og sjekke fakturadetaljer  <br> * Personroller  <br> * Faktura klar  <br> * Undervisningsopptak  <br> * DIU sender oversikt over studenter UT 3 mnd eller mer til faktura for frafall av KOPIB/KOPIHSe også [Klargjøring - nytt semester](/doc/58a2b25f-7c39-413d-8118-c581a84de14c)  | DIU, Fakultetene |
| Siste uke i november | Oppdatere data i Mine Studier før nytt semester* Sjekklister <br> * Studieprogram med spesialgjøremål | DIU/SK       |
| Innen utgangen av november | Pensumlister er gjennomgått og godkjent og publisert i Leganto. [Informasjon om Leganto (ansatt.oslomet.no)](https://ansatt.oslomet.no/pensumlistesystem-leganto). | UB, Emneansvarlig |


### **Desember**

| **Dato/frist** | **Hva skjer/ Hva skal gjøres** | **Hvem utfører** |
|------------|----------------------------|--------------|
| Innen 1. desember | Informasjon på nett om studie- og semesterstart gjennomgått | DIU, SK, Fakultetene |
| 1. desember | Frist for å bestille SNR til innreisende utvekslingsstudenter | Fakultetene  |
| 1. desember | Klargjøre søknader utveksling UT * Fornye avtaler  <br> * Oppdatere søknadsalternativ  <br> * Koordinere og oppdatere informasjon til studentene  | IN, Fakultetene |
| 1. desember | Studentweb åpner for registrering for vårsemesteret. | DIU          |
| 1. desember | Timeplanen for vårsemesteret publiseres | DIU          |
| 1. desember | Canvas-emner inkl. pensumlister er publisert | Fakultetene, UB, DIU |
| 1. desember | TP åpner for at alle kan bestille rom i vårsemesteret. [TP-rombestilling (ansatt.oslomet.no)](https://ansatt.oslomet.no/grupperom)​ | DIU          |
| 1. desember | Kjøre full eksport (FS040.001 ) for å sikre at alle studentbrukere får tilgang til ALMA/Leganto (pensumlister). Sjekk i ~~2023 2024 2025~~ 2026(?) om dette fortsatt er nødvendig å gjøre.​ | DIU          |
| 1. desember | Frist for registrering av innreisende utvekslingsstudenter | Fakultetene  |
| \-         | Opptak til etter- og videreutdanning og andre gjennomført | OV, Fakultetene |


## **Vårsemesteret**

### **Januar**

| **Dato/frist** | **Hva skjer/ Hva skal gjøres** | **Hvem utfører** |
|------------|----------------------------|--------------|
| 1. januar  | Frist for å oppdatere status for utvekslingsstudenter forrige semester | Fakultetene  |
| Januar     | Studiestart og mottak gjennomført | DIU, Fakultetene |
| Siste uke i januar | Frist for kvalitetssikring av studie- og studentdata til DBH-rapporteringen. | Fakultetene  |
| Siste uke i januar | DIU sender påminnelse til de som ikke har betalt og semesterregistrert seg | DIU          |


### **Februar**

| **Dato/frist** | **Hva skjer/ Hva skal gjøres** | **Hvem utfører** |
|------------|----------------------------|--------------|
| 1. februar | * Siste frist for semesterregistrering og betaling <br> * Frist for å søke utveksling for høstsemesteret  | Student      |
| Ca. 1. februar | DIU sender påminnelse nr 1 til de som ikke har levert politiattest. Gjelder nye studenter med oppstart VÅR | DIU          |
| Første uke i februar | Inndragning av studieretter for de som har fått påminnelse om betaling/registrering, og som ikke har betalt | DIU          |
| 1. februar | Frist for rapportering av studentdata til DBH | DIU          |
| Medio Mars | Klargjøre for fakturering av internasjonale studenter utenfor EU/EØS, både inneværende studenter og søkere. | DIU          |
| Ca. 15. februar | DIU sender påminnelse nr 2 til de som ikke har levert politiattest. Gjelder nye studenter med oppstart VÅR | DIU          |
| Siste uke i februar | DIU sender påminnelse til de som ikke har betalt og semesterregistrert seg | DIU          |
| 1. februar | Frist for å behandle søknader utveksling UT | \-           |


### **Mars**

| **Dato/frist** | **Hva skjer/ Hva skal gjøres** | **Hvem utfører** |
|------------|----------------------------|--------------|
| Ca. 1. mars | Sende lister på alle studenter uten registrert lisens til fakultet | DIU          |
| Første uke i mars | Frist for kvalitetssikring av studie- og studentdata til DBH-rapporteringen. | Fakultetene  |
| Første uke i mars | Inndragning av studieretter for de som har fått påminnelse om betaling/registrering, og som ikke har betalt | DIU          |
| Medio mars | Frist for innmelding av rombehov for høstens timeplaner. Fakultetene setter egne frister | Fakultetene  |
| I løpet av mars | Vitnemålsforberedelser* Sjekk om det må bestilles nye ark og mapper. Behovet bør være lite pga. digitale vitnemål. <br> * Oppdatere/bestille standard følgebrev <br> * Oppdatere side 2-tekstene   <br> * etc  | OV, Fakultetene |
| 1. 15. mars | Frist for rapportering av studie- og studentdata til DBH | DIU          |
|      15. mars | Frist for å registrere informasjon om skoleksamen for tidlig hovedbestilling i TP | Fakultetene  |
| Siste uke i mars | DIU sender påminnelse til de som ikke har betalt og semesterregistrert seg | DIU          |
| Siste uke i mars | Kloning av FS PROD til FS DEMO | SIKT         |
| 31. mars   | Frist for å registrere avvik på studieprogram i FS, Lånekassen. Veiledning for å registrere avvik til [Lånekassen](/doc/a1437e0d-5979-4069-b297-b697972e5129) | Fakultetene  |


### **April**

| **Dato/frist** | **Hva skjer/ Hva skal gjøres** | **Hvem utfører** |
|------------|----------------------------|--------------|
| 1. April   | Frist for å opprette undervisningsenheter i FS | Fakultetene  |
| Første uke i april | Inndragning av studieretter for de som har fått påminnelse om betaling/registrering, og som ikke har betalt | DIU          |
| Siste frist 15. april | Frist for oppretting av vurderingsenheter i FS | Fakultetene  |
| 1. April   | * Frist for å søke utveksling INN <br> * Frist for å søke via samordna opptak | Studenter    |
| Siste uke i april | Hovedbestilling timeplaner og eksamensplan for høsten starter | DIU, Fakultetene |
| 1.  April  | Frist for registrering av informasjon om skoleeksamen i TP | OV, Fakultetene |


### **Mai**

| **Dato/frist** | **Hva skjer/ Hva skal gjøres** | **Hvem utfører** |
|------------|----------------------------|--------------|
| Ila. mai   | Rydde i utdanningsplaner for forberedelse til vitnemålsutskrift | Fakultetene  |
| Ca. 5. mai | Gjennomgang og eventuell justering av hovedbestilling av timeplan fakultetene | DIU, Fakultetene |
| Fra ca. 15. mai | Gjennomgang og eventuell justering av hovedbestilling av eksamensplan med fakultetene | OV, Fakultetene |
| 1. mai     | Oppstart bestilling av rom for muntlig og praktisk eksamen i TP for høsten | Fakultetene  |
| Ca. 25. mai | Send kunngjøring i Canvas til ansatte med [Påminnelse om publisering av emner og pensumlister](/doc/0f01b7a4-bec6-4d0e-8dc8-1cb895f64fdc)  | DIU          |
| Siste uke i mai | Studentweb tilrettelagt for høsten * Emnene klare i FS inkl. Emnekombinasjoner  <br> * Opprette nye kull, klasser og sjekke fakturadetaljer  <br> * Faktura klar  <br> * Undervisningsaktiviteter  <br> * Personroller  <br> * Undervisningsopptak  <br> * Sende over studenter UT 3 mnd eller mer til faktura for frafall av KOPIH/KOPIBSe også [Klargjøring - nytt semester](/doc/58a2b25f-7c39-413d-8118-c581a84de14c)  | Fakultetene, DIU |
| Siste uke i mai | Oppdatere data i Mine studier før åpning nytt semester* Sjekklister <br> * studieprogram med spesialgjøremål | DIU/SK       |
| Siste uke i mai | IN ferdigstiller oversikt over utreisende studenter som skal ha frafalt kopiavgiften. DIU sender oversikten til fakturaavdelingen som frafaller. | IN, DIU, Faktura |


### **Juni**

| **Dato/frist** | **Hva skjer/ Hva skal gjøres** | **Hvem utfører** |
|------------|----------------------------|--------------|
| 1. juni    | Åpning av nytt semester i Studentweb | DIU          |
| 1. juni    | Klargjøre søknader utveksling UT * Fornye avtaler  <br> * Oppdatere søknadsalternativ  <br> * Koordinere og oppdatere informasjon til studentene  | IN, Fakultetene |
|  1. juni   | Timeplaner og eksamensplaner publiseres | DIU          |
|  1. juni   | TP åpner for at alle kan bestille rom i høstsemesteret. [TP-rombooking (ansatt.oslomet.no)](https://ansatt.oslomet.no/grupperom)​ | DIU          |
|  1. juni   | Frist for å ferdigstille informasjon om utreisende utvekslingsstudenter i utvekslingspersonbildet og godkjenning samlebilde | Fakultetene  |
| Innen juni | Pensumlister er gjennomgått og godkjent og publisert i Leganto. [Veiledning for Leganto (ansatt.oslomet.no)](https://ansatt.oslomet.no/pensumlistesystem-leganto)​ | UB, Emneansvarlig |
| 1. juni    | Frist for å bestille SNR for innreisende utvekslingsstudenter | Fakultetene  |
| 1.  juni   | Informasjon på nett om studie- og semesterstart gjennomgått (førsteårsstudenter). | DIU, SK, Fakultetene |
| 1.  juni   | Registrere data i opptaksterminfanen i Opptak> Studieprogram samlebilde. [Rutiner for studiestart (ansatt.oslomet.no)](https://ansatt.oslomet.no/rutiner-studiestart)​ | OV, Fakultetene |
| 1.  juni   | Frist for å registrere innreisende utvekslingsstudenter | Fakultetene  |
| \-         | Sende ut E-post til søkere som allerede har studierett | Opptak       |
| Juni       | Vitnemål utstedes. [Veiledning vitnemål (ansatt.oslomet.no)](https://oslomet.gitbook.io/fs/veiledninger/vitnemal-og-ds)​ | Fakultetene  |
| Juni       | Studieåret slutter         | \-           |